MDK-Prüfungen bedeuten für das Krankenhaus vor allem eines: viel Arbeit. Gehen in einem Krankenhaus monatlich 200 Prüfanzeigen des MDK ein, heißt das: 200 x die Papierakte eines Patienten suchen, darin das gewünschte Dokument finden, herausnehmen, kopieren, scannen, benennen; KIS starten, Fall aufrufen, Dokumente finden, in PDF ausgeben. Schließlich alle Dokumente zusammenbringen und an den MDK übermitteln. Pro Fall ist eine Verwaltungskraft je nach Komplexität mindestens eine Viertelstunde, aber auch gut mal 90 Minuten beschäftigt.  Dazu kommt der Druck Fristen einzuhalten. Ohne IT- Lösung, die die Fristen prüft und verwaltet, erschlägt einen der Aufwand völlig.

Aber Achtung: Auch wer bereits mit einem digitalen Archiv oder mit spezieller MDK-Software arbeitet, stößt an Grenzen: Denn mit handelsüblichen MDK-Tools verwaltet man die Fälle, aber übermittelt noch keine Dokumente. Und das ist ein Problem. Allein in Nordrhein-Westfalen kann es passieren, dass ein Krankenhaus nicht nur mit drei MDKs, sondern auch mit drei unterschiedlichen Übertragungswegen arbeitet. Das geht
oft bis ins Detail. Selbst wenn man sich mit allen MDKs auf E-Mail-Übertragung einigt, will der eine MDK vielleicht alle zum Fall gehörenden Dokumente in einem Sammel-PDF, der andere wünscht jedes Dokument einzeln. Es ist aktuell vor allem diese heterogene Kommunikationsstruktur der Prüfstellen, die den Krankenhäusern hohen Aufwand beschert. Und selbst wenn das zentrale Portal des MDK kommen sollte, müssen die Krankenhäuser und Kliniken weiterhin die Prüffälle digital aufbereiten, zusätzlich verbunden mit einer Verschlagwortung der Dokumente

Genau an diesem Punkt setzt die RZV eHealth-Plattform an und liefert mit der App RZV EFA für MDK eine IT-Lösung, die gezielt auf MDK-Prüfungen zugeschnitten ist. Mit Hilfe modernster Kommunikationstechnik werden gängige KIS oder Dokumentenmanagement-Programme über Standardschnittstellen wie HL7 an die RZV eHealth-Plattform angebunden und ihre Dokumente in ein IHE-konformes Format übersetzt.

Anwendungsszenario: Der Medizincontroller erhält die Prüfanzeige und legt den MDK-Streitfall in der App "RZV EFA für MDK" an, erfasst dafür Daten wie Fristen, Abrechnungs-ID und den zuständigen MDK. Arbeitet die Klinik bereits mit einem MDK-Tool, kann dieses – über eine Schnittstelle – direkt mit dem System verbunden werden, der Fall wird dann automatisch in der App angelegt. Per einmaligem Klick wählt der Klinikmitarbeiter ein Aktenprofil aus und bestimmt damit, welche Dokumenttypen, also etwa Arztbrief oder OP-Bericht, in die Akte einfließen sollen. Die App zieht sich die erforderlichen Dokumente aus den Primärsystemen,  papiergebundene Dokumente können nötigenfalls gescannt und integriert werden. Die Zusammenstellung der Dokumente läuft damit fast automatisiert ab. Auch die E-Mail an den MDK wird automatisch erstellt – samt Benennung der Anhänge und Betreff. Die Klinik erhält, wenn die Spezifikation des zuständigen MDK dies vorsieht, sogar eine Eingangsquittung – für beide Seiten eine wichtige Absicherung. Weitere Besonderheit: Ein Ampelsystem zeigt in einer Übersicht den Bearbeitungsstand aller Prüffälle an und warnt per rotem Signal, wenn das Fristende naht. Zudem kann jeder Bearbeitungsstatus innerhalb der App "RZV EFA für MDK" an ein MDK-Tool übergeben werden, so dass auch dort ein Überblick des aktuellen Bereitstellungsstandes gegeben ist.

• Digitaler Austausch von Dokumenten mit dem MDK
• Datenübertragung zwischen dem Krankenhaus und dem MDK über eine gesicherte Internetverbindung (Ende zu Ende-Verschlüsselung)
• Informationen werden jederzeit durch Verschlüsselung geschützt
• Rundumblick über alle MDK-Anfragen
• Übersicht über gesendete Dokumente und vom MDK empfangene Dokumente
• Nachweis über vom MDK empfangene Dokumente durch elektronischen Zeitstempel
• Benachrichtigungssystems über das Eintreffen von Prüfanzeigen
• Bidirektionale Schnittstelle mit MDK-Tools Anbindung an das geplante nationale MDK-Portal mit
• Nutzung der Mehrwertleistungen (z. B. Bereitstellung Gutachten)