Countdown bis 2027

„RZV unterstützt Arbeitgeber mit KIDICAP dabei, die neuen Anforderungen rechtzeitig, sicher und praxisnah umzusetzen.“

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend. Mit dem Auslaufen der bisherigen Befreiungsmöglichkeiten endet die Übergangsphase endgültig. Grundlage hierfür ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um Prozesse und Systeme rechtzeitig auf die neuen Anforderungen auszurichten.

Was bedeutet die neue Regelung?

Zukünftig müssen alle Unterlagen, die für die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung relevant sind, in einem elektronischen und maschinell auswertbaren Format vorliegen. Hierzu zählen nicht nur Entgeltabrechnungen, sondern auch zahlreiche begleitende Dokumente wie beispielsweise:

  • Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden
  • Nachweise zur Versicherungsfreiheit
  • Befreiungsanträge in der Sozialversicherung
  • Erklärungen von Beschäftigten
  • Weitere sozialversicherungsrechtlich relevante Nachweise

Die Unterlagen müssen strukturiert abgelegt, jederzeit verfügbar und für Prüfer unverzüglich lesbar sein. Papierakten oder lediglich eingescannte Dokumente ohne revisionssichere Ablagestruktur genügen den Anforderungen künftig nicht mehr.

Warum jetzt gehandelt werden sollte

Auch wenn die Verpflichtung erst zum 1. Januar 2027 greift, bleibt Arbeitgebern wenig Zeit für die Umstellung. Neben der Einführung geeigneter Systeme müssen bestehende Dokumente digitalisiert, Ablagestrukturen aufgebaut und Prozesse angepasst werden. Wer erst kurz vor Ablauf der Übergangsfrist handelt, riskiert zusätzlichen Aufwand und vermeidbare Engpässe.

Spätestens bei den regelmäßigen Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung müssen die Unterlagen vollständig, strukturiert und maschinell auswertbar bereitgestellt werden können. Unternehmen sollten daher bereits heute die Voraussetzungen schaffen, um die neuen Anforderungen rechtssicher und effizient zu erfüllen.

Gesetzliche Anforderungen sicher erfüllen mit KIDICAP

Mit KIDICAP bietet RZV eine komfortable und zukunftssichere Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen. Entgeltrelevante Dokumente können direkt digital gespeichert, den Mitarbeitenden zugeordnet und revisionssicher archiviert werden. Die Dokumente stehen damit jederzeit für interne Auskünfte sowie für Betriebsprüfungen zur Verfügung.

Durch die Integration in die KIDICAP-Welt profitieren Personalabteilungen von:

  • zentraler und strukturierter Dokumentenablage
  • direkter Verknüpfung mit Personal- und Entgeltdaten
  • schneller Recherche und Auskunftsfähigkeit
  • der Unterstützung einer digitalen und papierlosen Personalverwaltung
  • der Vorbereitung auf die Anforderungen der elektronischen Betriebsprüfung

Die gesetzliche Verpflichtung ab 2027 ist damit nicht nur eine Compliance-Anforderung, sondern zugleich eine Chance, Personalprozesse effizienter zu gestalten und den Digitalisierungsgrad in der Personalwirtschaft weiter zu erhöhen.

Fazit: Wer sich bereits heute auf die elektronische Führung von Entgeltunterlagen vorbereitet, vermeidet späteren Handlungsdruck und schafft die Grundlage für moderne, digitale Personalprozesse. Mit KIDICAP stehen hierfür bereits heute geeignete Werkzeuge zur Verfügung, um die gesetzlichen Anforderungen rechtssicher und praxisnah umzusetzen.

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