Die digitale Reisekostenabrechnung für mehr Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit!

Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag – ebenso wie die anschließende Reisekostenabrechnung. Dabei laufen Belegeinreichung, Prüfung und Daten­erfassung in vielen Organisationen noch papierbasiert oder mit vielen Medienbrüchen: Mitarbeitende reichen Belege ein, Vorgesetzte prüfen manuell, die Verwaltung erfasst alles erneut. Ergebnis: Zeitverlust, Frust und erhöhte Fehleranfälligkeit bei steuerlichen Vorgaben.

KIDICAP.Travel macht Schluss damit. Die Lösung digitalisiert Belege, automatisiert Freigabe-­Workflows und dokumentiert jeden Schritt revisionssicher. Sie lässt sich individuell an Ihre Prozesse anpassen und bietet rollenbasierte Sichtweisen für Mitarbeitende, Vorgesetzte, HR und die Buchhaltung. Das bringt messbare Vorteile: Weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Auszahlungen, höhere Compliance und zufriedene Mitarbeitende. Kurz: Mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Rechtssicherheit – für alle Beteiligten.

Vorteile: Klar und spürbar für jeden

Für Mitarbeitende
  • Belege unterwegs einreichen: Per Smartphone­ App oder Browser, in Sekunden
  • Automatische Berechnung: Pauschalen und Zuschläge werden automatisch ermittelt
  • Volle Transparenz: Status jederzeit einsehbar
  • Schnellere Auszahlung: Weniger manuelle Schritte → schnelleres Geld
Für Vorgesetzte
  • Eindeutige Genehmigungs­Workflows: Entscheidungen sind nachvollziehbar und schnell
  • Intelligente Prüfhinweise: System warnt bei Richtlinien­ oder Budgetüberschreitungen
  • Aussagekräftige Reports: Kosten nach Mitarbeitenden, Projekt oder Abteilung
Für Verwaltung & Buchhaltung
  • Weniger Routineaufwand: Automatisierte Erfassung, Vorkontierung und Übergabe an die Buchhaltung
  • Weniger Fehler: Plausibilitätsprüfungen verhindern Doppelungen und Fehlbuchungen
  • Revisionssichere Ablage: Alle Unterlagen sicher archi­ viert und sofort auffindbar
  • Nahtlose Integration: Zahlungsdaten lassen sich direkt an Ihr ERP/Entgelt übertragen
Für Steuerprüfungen & Compliance
  • Revisionssicher: Unveränderbare, gesetzeskonforme Aufbewahrung
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung inklusive Genehmigungshistorie
  • Rechtskonform: Gesetzliche Pauschalen und interne Regeln systemseitig hinterlegt
  • Auditfähig: Relevante Unterlagen für Prüfungen schnell bereitstellen

KIDICAP.Travel entlastet Personal­ und Finanzteams spürbar – und macht die Abrechnung für alle leichter und sicherer. Die Lösung ist vollständig in die KIDICAP-­Suite eingebunden und nutzbar über die KIDICAP.MobileApp oder als Webanwendung. Strukturierte Einführungspakete sorgen dafür, dass technische, organisatorische und recht­liche Anforderungen passgenau umgesetzt werden.

Unternehmen, die auf KIDICAP.Travel umstellen, gewinnen nicht nur Effizienz – sie schaffen Klarheit, Vertrauen und echte Entlastung für alle Beteiligten.