Die Sauerlandklinik Hachen arbeitet seit Jahresbeginn erfolgreich mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem von KIDICAP. Ordner, die sich auf dem Schreibtisch türmen; Akten, die in Schränken verstauben und langwieriges Suchen nach den richtigen Dokumenten – seit Januar gehören diese Bilder in der Sauerlandklinik Hachen der Vergangenheit an. In der in Sundern gelegenen Klinik ist man neue Wege gegangen und hat sich für ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) entschieden. Durch die IT-gestützte Organisation und Steuerung von Dokumenten konnten schnell frische Impulse in der Personalarbeit gesetzt werden.

Das Angebotspaket des RZV überzeugte

Der Geschäftsführer der Sauerlandklinik André Kampmann erklärt, warum die Entscheidung für das DMS-System von KIDICAP gefallen ist: „Hier stimmte einfach alles. Produkt, Dienstleister, Preis-Leistung sowie das Zusammenspiel der KIDICAP-Module Vorlagen, Personalakte und Postfach. Durch die enge Verzahnung der drei Komponenten konnten wir unsere alten Prozesse beim Dokumentenmanagement im hohen Maße automatisieren.“

So unterstützt die digitale Personalakte aktiv die Personalabteilung und die Leitungsebene der Spezialklinik. „Dadurch ist das lästige Suchen nach Akten weggefallen. Jetzt haben wir mit einem Mausklick alle Informationen an einer Stelle, damit ist alles deutlich schneller geworden“, freut sich Jana Rührup, Leitung Personalwesen, über das leichtere Arbeiten im Alltag. Dazu verwaltet die Akte von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung sämtliche Personaldokumente. „Wir können deutlich schneller und einfacher Auskünfte erteilen, das ist schon eine enorme Arbeitserleichterung“, betont Jana Rührup und macht auch gleich noch einen weiteren Vorteil des DMS fest: „Durch die individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellen wir sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben.“

QR-Code steuert die Dokumente

Die Zuarbeit für die digitale Personalakte übernimmt das Modul KIDICAP.Vorlagen. Aus der Anwendung heraus werden sämtliche mitarbeiterbezogenen Schriftstücke erzeugt und automatisch mit einem QR-Code versehen. Werden dann die Dokumente gescannt, sorgt der QR-Code für die automatische Ablage ins richtige Register der Akte. Dokumente die keinen QR-Code tragen, wie z. B. Schriftverkehr vom Mitarbeitenden, können unmittelbar beim Scannen indiziert werden und gelangen auf diesem Weg an die richtige Stelle der Akte.

Der nächste Schritt: KIDICAP.Postfach

Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems in der Sauerlandklinik Hachen lief problemlos. „Wir haben das Projekt nach nur 3 Monaten abgeschlossen“, zeigt sich André Kampmann mit der schnellen Umsetzung zufrieden und erläutert gleich die Gründe für den reibungslosen Projektverlauf: „Viele Dinge waren bereits gut vorgedacht, das System leicht zu konfigurieren und wir hatten mit dem RZV einen erfahrenen Partner an unserer Seite.“ Weitere Digitalisierungsprojekte sind bereits geplant. So steht auf der Agenda, das KIDICAP.Postfach zu digitalen Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsunterlagen für die Mitarbeitenden zu implementieren. (cs/pb)

Mann im blauen Anzug und weißen Hemd im Freien vor grünem Hintergrund mit Bäumen und Gebäude – professionelles Business-Porträt in natürlicher Umgebung
„Wir konnte mit dem Dokumentenmanagementsystem von KIDICAP die Prozesse weitgehend automatisieren“

André Kampmann, Geschäftsführer der Sauerlandklinik Hachen

Frau mit blonden Haaren im dunkelgrünen Pullover im Freien vor grünem Hintergrund mit Bäumen und Gebäude – natürliches Porträt in professioneller Umgebung.
„Das digitale Dokumentenmanagement ist für uns eine enorme Arbeitserleichterung“

Jana Rührup, Leitung Personalwesen in der Sauerlandklinik Hachen