Personalcontrolling nach neuen Maßstäben

Das Dreifaltigkeits-Hospital in Lippstadt arbeitet seit 2018 mit dem RZV Personal-Cockpit und ist von der Controlling-Software vollends überzeugt. Die Begeisterung für die RZV-Lösung wird mitunter sogar in externe Fortbildungen getragen.

Der stellvertretende Personalleiter und Personal-Controller Hendrik Meinert erinnert sich noch genau:

Gelungenes Design

Für Hendrik Meinert war die Reaktion des Seminarleiters keine große Überraschung. Ähnlich erging es ihm, als er das Personal-Cockpit zum ersten Mal kennenlernte: „Die klaren Strukturen, die übersichtliche Menüführung, aber auch die moderne Gestaltung des Arbeitsbereichs hatten mich direkt beeindruckt“. Die Oberfläche des Personal-Cockpits überzeugt mit einem eleganten, fast schon schlichten Design. Die ansprechende Ästhetik ist hierbei unter anderem der Türöffner für die hohe Anwenderakzeptanz. Darüber hinaus punktet die Software mit einer ausgesprochen übersichtlichen Darstellung der Daten. Das unterstreicht auch Hendrik Meinert: „Bei den Berichten und Analysen muss ich im besten Fall auf den ersten Blick erkennen, ob die Daten passen oder ob sich Fehler eingeschlichen haben. Das Personal-Cockpit leistet das vorbildlich. Mit entsprechender Farbgebung erkenne ich direkt die Ausreißer und kann entsprechend proaktiv korrigieren.“

Überzeugende Performance bei Analysen und Berichten

Doch es war nicht nur allein die Optik, die den Personal-Controller Meinert begeisterte. „Als dann die ersten Analysen aufgerufen wurde, war ich von der Geschwindigkeit und der Funktionstiefe direkt beeindruckt.“ In Sekundenschnelle konnten Personalkennzahlen bis auf die kleinste Ebene ausgewertet oder miteinander verglichen werden. Ganz einfach per „Drag and Drop“. Tatsächlich kann mit dem Personal-Cockpit so ziemlich alles analysiert werden, was an KIDICAP-Daten vorliegt. Von A wie Abrechnungskreis bis Z wie Zahlweg sind eine Vielzahl an Auswertungen im Katalog direkt verfügbar. Welche Merkmale der Kunde später nutzen möchte, wird beim Customizing festgelegt. So arbeitet man später im Echtbetrieb mit einem individuell angepassten Cockpit, das weder überfrachtet ist noch überfordernd wirkt.

Personal-Cockpit bringt deutliche Qualitätssteigerung bei den Lohnläufen

Um aussagekräftige Informationen auswerten zu können braucht es im ersten Schritt einen aktuellen Datenbestand. Im Personal-Cockpit werden diese über das Tool „RZV.Daten“ automatisch eingespielt. „Das ist für mich persönlich der größte Mehrwert“, erklärt Hendrik Meinert. „Durch die automatische Datenpflege habe ich direkt nach dem Lohnlauf sämtliche Kennzahlen griffbereit. Ich muss nicht wie früher im ersten Schritt manuell die Daten zusammentragen um dann mühsam Abweichungen oder Fehler zu identifizieren. Und falls sich dann doch ein Fehler eingeschlichen hatte war der „fehlerhafte“ Betrag im schlimmsten Fall bereits überwiesen.“

Meinert berichtet weiter: „Mit dem Personal-Cockpit sind wir bei unseren Zahlungsläufen wesentlich besser aufgestellt. Hier kann ich auf einen Blick potenzielle Ausreißer erkennen. Die Abweichungen werden mir dabei sowohl in Absolut- als auch in Prozentwerten angezeigt. Noch bevor es zum Zahlungslauf kommt, kann ich die unstimmigen Datensätze analysieren und korrigieren. Letztendlich bietet mir das Personal-Cockpit bei dem sensiblen Thema der Gehaltsauszahlung noch weitere Kontrollfunktionen. Beispielsweise die Verknüpfung der Auszahlungsbeträge mit Schwellenwerten. Starke Abweichungen des Auszahlungsbetrags der Mitarbeitenden können mit einem Schwellenwert (z. B. Abweichungen größer 10 Prozent) belegt werden. Per Knopfdruck wird mir die Historie der betroffenen Person dargestellt und ich kann direkt sehen, woher die Kostensteigerung kommt. Das Ergebnis: Die Überweisungsbeträge stimmen und unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind zufrieden. Das Personal-Cockpit liefert in diesem Segment wirklich Premium-Qualität.“

Hochrechnungen: Wissen, was kommt

Genauso überzeugend arbeitet das Personal-Cockpit beim Thema Hochrechnungen. Diese werden ebenfalls automatisch eingespielt, um dem Personal-Controller wichtige Informationen für zukünftige Szenarien zu geben. So können beispielsweise kommende Tariferhöhungen blitzschnell auf
den aktuellen und zu erwartenden Personalbestand angewendet oder die IST- und Hochrechnungsdaten mit dem Wirtschaftsplan abgeglichen werden. Überhaupt ist es für den Anwender eine enorme Erleichterung, dass Standardauswertungen, wie Vollbeschäftigung oder Budgetplanung  jederzeit griffbereit sind und man diese mit allen erdenklichen Merkmalen ergänzen kann. Hendrik Meinert kennt noch weitere Fallbeispiele: „Die  Jahresübergreifende VB- und Kostenentwicklung einzelner Dienstarten, Kostenstellen, Berufe bis hin zur Mitarbeiterbetrachtung zeigen einen  übersichtlichen Verlauf der Kostenentwicklung einzelner Abteilungen. Hier müssen keine Datenbestände der letzten Jahre miteinander verknüpft werden, sondern mit wenigen Klicks kann ich mir die Entwicklungen vergangener Jahre bis in die Zukunft anschauen. Die zu erwartende Fluktuation wird hier aus der Prognose ebenfalls berücksichtigt.“

Personal-Cockpit liefert wertvolle Informationen zu Fluktuationen

Überhaupt steckt in der RZV-Lösung eine Menge Hilfe, Unterstützung und Arbeitserleichterung für das Personalcontrolling. Qualifikationsmatrix, Fachkraftquoten, Altersstatistiken mit Renteneintritten für die Nachfolgeregelung sowie Jubiläumslisten sind stets aktuell und müssen nicht vom Anwendenden händisch erstellt und gepflegt werden. „Insbesondere die Fachkraftquote ist heutzutage für viele Bereiche eine überaus wichtige Information und kann mit dem laufend gültigen Datenbestand jederzeit analysiert werden,“ erklärt Hendrik Meinert. „Ebenso kann ich die Fluktuationsstatistiken inklusive der Entwicklung der Fluktuationsquote der letzten Jahre bis auf Berufsgruppenebene innerhalb einer Kostenstelle prüfen. Eine Betrachtung wäre beispielsweise, in welcher Abteilung habe ich eine besonders hohe Fluktuation von examinierten Pflegekräften im Vergleich zu anderen Abteilungen. So kann mit Auswertungen des Personal-Cockpits gezielt Ursachenforschung betrieben werden.“

Begeisterung für die Lösung ist ungebrochen

Es sind die zahlreichen Standards, Automatismen und der hohe Grad an Flexibilität, der den täglichen „Workload“ eines Controllers spürbar verringert, betont Hendrik Meinert und nennt gleich ein weiteres Beispiel aus der Praxis: „Durch den Import der Urlaubskonten und Mehrarbeitssalden wird die Rückstellung – nach einem vorher festgelegten Schlüssel – automatisch berechnet. Damit kann ich bereits innerhalb des Jahres hochrechnen, wo wir mit den Rückstellungen landen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen.“ Die Begeisterung für das RZV Personal-Cockpit ist beim Personal-Controller Meinert auch nach fünf Jahren ungebrochen. „Das liegt aber nicht allein an dem guten Produkt, sondern vor allem auch an der  vertrauensvollen und wertschätzenden Partnerschaft mit RZV. Das Expertenteam beim Personal-Cockpit hört genau zu und da, wo es möglich und auch sinnvoll ist, wird gemeinsam mit dem Kunden an kleinen Stellschrauben im Programm gedreht, um die Lösung weiterzuentwickeln und ein Stück  weit besser zu machen. Diese enge Form der Kundenbeziehung ist für mich bemerkenswert.“