Trotz schwieriger Voraussetzungen konnte die Vestische Caritas-Kliniken GmbH ihre Pflegeprozesse in einem Projekt mit RZV erfolgreich digitalisieren und profitieren seitdem von einem Workflow, der die Pflegekräfte bei der Dokumentation im Arbeitsalltag entlastet.

„Wir sind froh, diesen Schritt gegangen zu sein!“ – Erfolgreiche Digitalisierung der Pflege bei den Vestischen Caritas-Kliniken

Im Zuge der KHZG-Förderungen entschloss sich die Vestischen Caritas-Kliniken vor zwei Jahren zu einer breit angelegten Digitalisierungsstrategie. Den Anfang machte die Pflege, die mit den Produkten  der Meierhofer AG, dem Bewertungssystem epaAC und dem Maßnahmenkatalog LEP gemeinsam ihren Weg in die digitale Welt nehmen sollten. Als Projektleiter wurde der Pflegedienstleiter Daniel Teichmann berufen. Dieser kennt die Strukturen der Vestischen Caritas-Kliniken ganz genau. Schließlich arbeitet er hier seit 25 Jahren. Dass das Digitalisierungsprojekt „Pflege“ letztendlich auf seinem Schreibtisch landete, kam für ihn nicht überraschend. Digitale Aufgabenstellungen sind dem Pflegedienstleiter nicht fremd, im Gegenteil: „Sich mit Pflegekennzahlen auseinanderzusetzen ist meiner Meinung nach eine Schwerpunktaufgabe der Pflegedienstleitung“, erklärt Daniel Teichmann. Bereits 2020 konnte man in einem Geschäftsbereich des Verbundes mit seiner Unterstützung ein Pflegecontrolling aufbauen, hinzu kamen Themen wie Stellenplanung, Hochrechnung, aber auch Fragestellungen aus der Kodierung oder der Personalabteilung wurden an ihn herangetragen. „Die damit verbundenen Aufgaben wurden immer umfangreicher, sodass wir uns entschlossen haben, diesen Bereich auf andere Beine zu stellen“, beschreibt er den Beginn des Digitalisierungsprojekts.

Die Pflegelösung von Meierhofer war gesetzt

Die Entscheidung die pflegerischen Tätigkeiten mit der Meierhofer-Lösung für Pflege digital abzubilden, war schnell gefallen. „Wir arbeiten seit 2010 sehr erfolgreich mit dem Meierhofer KIS und verfolgen dabei den Ansatz, dieses Primärsystem so weit wie möglich auszubauen und zu nutzen. M-Pflege bietet uns dabei alle Möglichkeiten. Mit der Pflegeplanung als Grundlage plus die dazugehörige Pflegedokumentation können wir die Behandlung direkt am Bett des Patienten systematisch erfassen. Hier eine „fremde“ Lösung zu integrieren, hätte den Aufbau und die Betreuung von Schnittstellen als auch einen doppelten Schulungsaufwand mit einem weiteren System bedeutet“, begründet Daniel Teichmann die Entscheidung pro Meierhofer.

Infrastrukturelle Herausforderungen

Der Projektstart in Datteln war durchaus herausfordernd, das lag vor allem an der technischen Infrastruktur, die in vielen Bereichen „noch“ nicht den erforderlichen digitalen Standard entsprach. Zum Teil fehlten Visitenwagen für eine mobile Dokumentation oder man hatte kein durchgängiges WLAN-Signal. Daniel Teichmann erinnert sich: „Das war nicht einfach, wir brauchten zu diesem Zeitpunkt ein gehörige Portion Überzeugungskraft, um die Pflegekräfte bei diesen schwierigen Startbedingungen mitzunehmen. Was uns geholfen hat, waren die Erkenntnisse aus zwei Pilotstationen, die gezeigt haben, dass Pflegeprozesse wie Pflegeplan, Pflegebericht und das Abzeichnen von Pflegemaßnahmen bei entsprechender Ausstattung einwandfrei digital abgebildet werden können. Mit diesem Wissen ging es dann in die Schulungen, die gleich zur Chefsache erklärt wurden. „In Summe habe ich 300 Pflegekräfte geschult“, berichtet Daniel Teichmann, „rückblickend ein enormer Aufwand, den wir aber im Projektteam für gerechtfertigt hielten. Zum einen wollte wir sichergehen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den gleichen Wissensstand haben, zum anderen wollte ich als Verantwortlicher Rede und Antwort stehen, um etwaige kritische Fragen persönlich aufzufangen“.

„Pflege will nicht mehr dem Papier hinterherlaufen“

Die ersten Mehrwerte zeigten sich schnell: Endlich waren medizinischen Informationen für alle Akteure schnell und allen Orten zeitgleich verfügbar. Für die Pflegekräfte ein echter Nutzen, mussten sie jetzt nicht mehr einer Akte hinterherlaufen. Daniel Teichmann: „Früher war der Zugriff auf die Patientenkurve überschaubar. Das konnte man mit einer Papierakte leisten. Heutzutage arbeiten wesentlich mehr Fachkräfte und Professionen mit diesem Medium. Daher ist die Digitalisierung nicht nur eine Notwendigkeit, sondern eine echte Arbeitserleichterung“.

Faktor Zeit ist nicht entscheidend

„Mit den neuen digitalen Programmen sind wir in der Dokumentation nicht unbedingt schneller, aber wir können wesentlich mehr abbilden und sind inhaltlich stärker geworden“, betont der Pflegedienstleiter. „Allein durch den angeschlossenen LEP-Katalog stehen unseren Pflegekräften über 600 Maßnahmen zur Verfügung. Das wirkt sich selbstverständlich auf die Qualität der Pflegeplanung aus“. Zusätzlich wurde die Dokumentation vereinfacht, indem man für bestimmte Routineabläufen Pakete mit erforderlichen und wiederkehrenden Pflegemaßnahmen geschnürt hat. „Heute hat die Pflegekraft die Möglichkeit, mit wenig Klicks einen umfangreichen Pflegeplan zu erstellen, der sowohl Standard- und Routineaufgaben enthält, aber auch individuell auf den Patienten zugeschnitten ist“, lobt Daniel Teichmann den Komfort der digitalen Lösung. Und nicht zu vergessen: Digital schlägt Handschrift. Das bestätigt auch die stellvertretende Stationsleitung Nadine Braun: „Die Pflegeberichte sind durch die digitale Erfassung zu 100 Prozent leserlich, da gibt es keine handschriftlichen Ungenauigkeiten mehr“.

Präzise Leistungserfassung ist die Grundlage für exakte Auswertungen

Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Vorteil der digitalen Erfassung ist der Informationsgewinn. Mit der Digitalisierung werden Daten erhoben, gespeichert und stehen in Sekundenschnelle für mannigfaltige Auswertungen zur Verfügung. Hierzu Daniel Teichmann: „Die pflegerischen Leistungen konnten mit der Digitalisierung nicht nur umfangreicher abgebildet, sondern auch wesentlich präziser erfasst werden. Wir können beispielsweise jetzt auf Grundlage dieser exakten Dokumentation den Pflegeaufwand auf einer Station praktisch auf Knopfdruck ermitteln. Das wäre früher – wenn überhaupt- nur mit erheblichen Aufwand möglich gewesen“. Von den neuen Auswertungsmöglichkeiten profitiert zukünftig auch das Pflegecontrolling, das auf Basis der Daten die Stellen– und Personalplanung ableiten kann. Anderes Thema sind Wiederkehrer. Auch hier hilft die digitale Erfassung, um schnell und komfortabel auf Altdaten zuzugreifen und entsprechende Bezugswerte zu laden. „Man muss bei der Evaluierung nun nicht immer von vorne anfangen, das reduziert den Aufwand erheblich. Gerade bei der Geriatrie und der Augenheilkunde mit vielen Wiederkehrern ist das eine echte Arbeitserleichterung“, freut sich Daniel Teichmann.

Starkes Trio: M-KIS für die Pflege, epaAC und LEP

Es ist insbesondere der harmonische Dreiklang der Systeme M-Pflege zur Planung und Dokumentation, epaAC zur Messung der Beeinträchtigung und Fähigkeiten der Patienten und LEP mit seinem umfangreichen Katalog an Interventionen, der die Lösung in Datteln zu einem Erfolgsmodel hat wachsen lassen. Das ist aus Sicht von Daniel Teichmann auch gar nicht anders zu leisten: „Man könnte theoretisch die Leistungen von epaAC und LEP hausintern aufbauen, aber der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen. Und ganz wichtig: Die Lösungen epaAC und LEP sind evidenzbasierte Systeme, pflegewissenschaftlich erarbeitet, die kontinuierlich geprüft und auf aktuellem Stand gehalten werden.“

Digitale Fieberkurve kommt

Das „Go live“ für die Häuser in Datteln und Waltrop erfolgte im Dezember 2021 bzw. Februar 2022.
„Wir arbeiten jetzt ein gutes dreiviertel Jahr mit der digitalen Pflege, sind aber noch nicht da, wo wir hinwollen. Als nächstes Projekt steht die digitale Fieberkurve in den Startlöchern. „Eigentlich ist die Entwicklung der Fieberkurve, bei wir den Puls, Blutdruck, Temperatur und Schmerzen erfassen, abgeschlossen und wir könnten direkt loslegen“, berichtet Daniel Teichmann. „Da wir aber die Meierhofer-Medikation mit einbinden wollen, warten wir noch das Update auf die neue Plattform M-KIS Next ab. Das gibt uns auch die Zeit, die weiteren notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen und alle Stationen mit WLAN und Visitenwagen auszustatten.“
Auf die Frage hin, was er sich für die Zukunft wünscht, antwortet der Pflegedienstleiter Daniel Teichmann ganz pragmatisch: „Wenn man in ein paar Jahren zurückblickt, sollte man sich fragen, wie es überhaupt möglich war, Pflege auf Papier abzubilden. Ich wünsche mir, dass dann die digitale Dokumentation das Normalste der Welt geworden ist“.

Mann im schwarzen Anzug und T-Shirt vor hellem, unscharfem Hintergrund – anonymisiertes Business-Porträt mit modernem Look

„Die pflegerischen Leistungen können durch die Digitalisierung nicht nur umfangreicher abgebildet, sondern auch wesentlich präziser erfasst werden. Es ist uns nun möglich auf Grundlage dieser exakten Dokumentation den Pflegeaufwand auf einer Station praktisch auf Knopfdruck zu ermitteln“, erklärt Projektleiter und Pflegedienstleiter Daniel Teichmann.

Über die Vestische Caritas-Kliniken GmbH (VCK)

Die Vestische Caritas-Kliniken (VCK) in Datteln ist eine GmbH mit mehreren Häusern am nördlichen Rand des Ruhrgebietes. Neben einem Krankenhaus der Regelversorgung mit einigen spezialisierten Kompetenzzentren betreibt die Gesellschaft eine Fachklinik für Geriatrie, Frührehabilitation sowie Psychiatrie und Psychotherapie in Waltrop als auch eine bundesweit anerkannte Kinder- und Jugendklinik. Eine Kinderheilstätte und mehrere Einrichtungen der Altenhilfe runden das umfangreiche medizinische Portfolio ab.