Ethianum Klinik Heidelberg migriert auf SAP S/4HANA

Die Vorbereitungen auf die umfangreichen Wechselszenarien vom alten SAP ERP-System auf die neue S/4HANA-Plattform laufen beim RZV auf Hochtouren. Als ersten wichtigen Schritt hat man in seinen zertifizierten Rechenzentren in Volmarstein eine Partner Managed Platform aufgebaut, die unterschiedliche Betriebsformen des neuen ERP-Systems ermöglicht. Der Kunden kann entscheiden, ob er beispielsweise die Standard-Edition mit dem Betrieb in einem Mehrmandantensystem nutzen möchte oder doch auf die Customer-Edition setzt, bei der die neuen SAP-Anwendungen in einem solitären System im Rechenzentrum laufen.

Die Ethianum Klinik Heidelberg hatte sich in diesem Zuge für die Standard-Edition entschieden und ist zum Jahresbeginn mit SAP S/4HANA in das neue Mehrmandantensystem eingezogen. Das Haus hatte sich bewusst für einen frühzeitigen Umstieg auf die neue SAP-Technologie entschieden, um einerseits mit der neuen, leistungsstarken ERP-Plattform für die Anforderungen der Digitalisierung gerüstet zu sein, andererseits um mit den Systemwechsel alte, historisch gewachsene, Strukturen aufzubrechen und das neue System von Beginn an schlank und performant aufzustellen.

Ein Systemwechsel bietet auch immer die Chance ordentlich aufzuräumen

Ulrike Veile, Leitung Finanzbuchhaltung bei der Ethianum Klinik Heidelberg begleitete das Projekt von der Kundenseite aus. „Wir waren schnell von den neuen Möglichkeiten, die SAP S/4HANA bietet, überzeugt. Insbesondere die neue Datenbankarchitektur mit der neuen In-Memory-Technologie, die enorme Datenmengen in Sekundenschnelle verarbeiten kann, gibt uns die Sicherheit, für die anspruchsvollen Aufgaben der Digitalisierung, gut aufgestellt zu sein“, erklärt Ulrike Veile und betont weiter: „Fundierte Datenauswertungen werden perspektivisch einen immer größeren Stellenwert einnehmen. Auch das war ein Grund für unsere Entscheidung S/4HANA einzuführen, denn mit dem dort integrierten Auswertungsprogramm „Embedded Analytics“ können wir das Berichtswesen im Finanzbereich deutlich professionalisieren. Und nicht zuletzt bietet ein Systemwechsel auch immer die Chance, einmal ordentlich aufzuräumen. In unserem Fall hieß das beispielsweise eine grundlegende Umstrukturierung der Stammdaten und des Kontenplans.“

Los ging es im Juli 2019. Beim Kickoff-Meeting in Heidelberg wurden die Eckpunkte des Projekts festgelegt. Im Kern sollten die SAP-Module Finanzbuchhaltung, Controlling und Anlagenbuchhaltung auf das neue S/4HANA-System überführt werden, inklusive einer Altdatenübernahme für die Jahre 2018 und 2019 unter Berücksichtigung der Summensätze auf Basis Kostenstelle/Kostenart und Periode. Darüber hinaus war die Anbindung der Personalabrechnung mit KIDICAP an das S/4HANA-System erforderlich. Und das alles sollte innerhalb von 6 Monaten über die Bühne gehen.

Gute Zusammenarbeit beim Migrationsprojekt

Die Umsetzung stand RZV-intern unter der Prämisse, das Kundensystem auf der neuen zentralen Kundenumgebung für S/4HANA aufzubauen. Das eigentliche Migrationsprojekt wurde unter Berücksichtigung des jeweiligen Projektstands der Systembereitstellung durchgeführt. Hierzu gehörte die Vorbereitung der Datenübernahme inklusive Erarbeitung der Mappingtabellen bezüglich der FIBU- Sachkonten und der Kostenstellen sowie die Bereitstellung der notwendigen Übernahmeprogramme. Eine besondere Herausforderung gab es bei der Stammdatenübernahme. Da bei dem neuen S/4HANA-System Kreditoren und Debitoren als Geschäftspartner abgebildet werden, konnten die Stammdaten aus FI nicht eins zu eins übernommen werden. Hier spielte die gute und zeitnahe Mitwirkung von Frau Veile und ihrem Team eine entscheidende Rolle, so dass letztendlich der ambitionierte Zeitplan eingehalten werden konnte. Zum Jahresbeginn gingen die Module FI und CO produktiv, die Anlagenbuchhaltung zog im Februar nach.

Über die Ethianum Klinik Heidelberg

Im Fokus der Klinik stehen Leistungen unterschiedlicher Fachbereiche von Rekonstruktiver oder Ästhetischer Chirurgie bis Wirbelsäulenchirurgie, Handchirurgie und Orthopädische Chirurgie.  Die im Jahr 2010 eröffnete Privatklinik ETHIANUM in Heidelberg zählt zu den modernsten Kliniken Europas und ist nicht nur in den Bereichen Medizintechnik und Patientenversorgung wegweisend. Auch im Bereich Energienachhaltigkeit geht das ETHIANUM neue Wege und richtet als eine der ersten Kliniken in Deutschland seine Infrastruktur konsequent am Prinzip der Nachhaltigkeit aus. Gebäudebetrieb, IT-Infrastruktur, Patientenversorgung und Logistik folgen dem Prinzip umweltfreundlichen Wirtschaftens mit natürlichen Ressourcen. Das Gebäudemanagement setzt das Prinzip nachhaltigen Wirtschaftens mit natürlichen Ressourcen konsequent fort. So wird das ETHIANUM beispielsweise mit Erdwärme beheizt und ist weitgehend emissionsfrei. Das ETHIANUM ist ein beispielhaftes „Green Hospital”: CO2-neutraler Betrieb, Wasserversorgung, Klimaregelung, Beleuchtung, Energie- und Wärmegewinnung folgen ebenso modernsten Konzepten wie die Informationstechnologie und die Organisation von Abläufen.