Im dritten und letzten Teil unserer kleinen Serie beschreiben wir Ihnen die Schritte, die nötig sind, um möglichst stressfrei auf die neue Businesslösung der SAP zu migrieren. Wie bei jedem anspruchsvollen Projekt hilft es, einen erfahrenen Partner an seiner Seite zu wissen. Bei der RZV trifft dies auf jeden Fall zu, hat sie doch schon vor 4 Jahren SAP S/4HANA bei einem großen Klinikverbund erfolgreich implementiert. Das war damals echte Pionierarbeit, die RZV war eine der ersten IT-Dienstleister im Gesundheitswesen, die mit dieser Aufgabe betraut wurde. Weitere S/4HANA-Projekte in unterschiedlichen Ausprägungen folgten dann. Aus den Erfahrungen der verschiedenen Migrationsprojekte konnte so eine strukturierte Marschroute herausgearbeitet werden, die sich über die Jahre im Praxiseinsatz bestens bewährt hat.

Schritt 1: Der Pre-Check

Die Migrationsreise zum S/4HANA beginnt mit einem Pre-Check, der für RZV-Kunden mit einem bestehenden SAP-ERP System kostenlos ist. Bei dem Pre-Check analysieren die Fachexperten der RZV detailliert das jeweilige ERP-Systeme der Kunden. Dabei kommt praktisch alles auf den Prüfstand. Von allgemeinen organisatorischen Aspekten (Mandantenfusionen, Integration neuer Einrichtungen, Kontenplanvereinheitlichung), über die Analyse der verschiedenen Schnittstellen, einer umfangreichen Prozessanalyse aller buchhalterischen Module, den Bedarf an neuen Funktionen sowie einer Betrachtung des bestehenden Reportings, werden auch Aspekte wie Berechtigungen, Datenübernahme und Schulungsbedarf genau untersucht. Auf Grundlage dieser differenzierten Analyse wird dann ein passgenaues Lösungskonzept erstellt.

Schritt 2: Das Implementierungsverfahren

Es gibt verschiedene Ansätze, wie das neue SAP-System beim Kunden eingeführt werden kann. Grundsätzlich unterscheidet man beim Implementierungsverfahren zwischen einer „Brownfield“ und einer „Greenfield“-Methode. Während beim Brownfield eine komplette Datenmigration unter Beibehaltung des alten Customizings und der Stammdaten erfolgt, steht Greenfield für einen radikalen Neuanfang. Mit dem Aufbau des neuen SAP-System auf der „grünen Wiese“ hat man die Chance, historisch gewachsene Altlasten hinter sich zu lassen und mit einem frischen, sauberen System neu anzufangen. Die RZV empfiehlt ihren Kunden grundsätzlich den Greenfield-Ansatz.

Schritt 3: Das Betriebsmodell

Die RZV bietet die neue Business-Suite SAP S/4HANA in verschiedenen Betriebsmodellen an, genau nach der Performance, die zu der jeweiligen Einrichtung des Kunden passt. Der Kunde entscheidet, ob er das neue System als On-Premise-Edition vor Ort, als Standard-Edition in einem Mehrmandantensystem in den zertifizierten Rechenzentren der RZV oder als Customer-Edition mit einem solitären System in Volmarstein nutzen will.
Bei der On-Premise-Edition werden die SAP-Systeme (Produktion, Customizing, Qualität und Web-Dispatcher) mit entsprechenden Kauflizenzen grundsätzlich vor Ort beim Kunden betrieben. Die RZV bietet hier als weitere Option, das Customizing und die Qualitätssicherung auf den Systemen in Volmarstein laufen zu lassen, während der Produktions- und Web-Server beim Kunden betrieben werden.
Die Customer-Edition bietet zahlreiche Optionen für den Betrieb der SAP-Systeme. Was alle Optionen gemeinsam haben, ist Nutzung der Partner-Managed-Platform in den Rechenzentren in Volmarstein. Bei der Customer-Edition entscheidet der Kunde, ob er sein komplettes System solitär nutzen möchte oder ob das Customizing und die Qualitätssicherung in dem Mehrmandantensystem betrieben werden. Neben speziell definierten Leistungen, Sicherheiten und SLAs können bei diesem Betriebsmodell die SAP-Lizenzen sowohl gekauft als auch gemietet werden.
Eine Sonderstellung nimmt die Standard-Edition ein. Der Betrieb der SAP-Systeme findet bei der Standard-Edition in einem Mehrmandantensystem auf der Partner-Managed-Platform in den Rechenzentren in Volmarstein statt. Die Nutzung der SAP-Lizenzen erfolgt in dieser Betriebsform auf Mietbasis und der Kunde genießt zudem vertraglich festgelegte Sicherheiten, Leistungen und Service-Level-Agreements. Diese Service ist ausschließlich Kunden vorbehalten, die ihr bestehendes SAP-System als Mietmodell in dem Mehrmandantensystem im RZV betreiben.

Schritt 4: Die Planung

Nach dem Precheck, der Entscheidung für das Implementierungsverfahren und des passenden Betriebsmodells kann nun das Projekt als finaler Schritt detailliert geplant werden. Grundlage hierfür ist eine transparente Projektorganisation, die die Kompetenzen aus den unterschiedlichen Fachbereichen bündelt und eng mit den Kunden abstimmt.

Schritt 5: Das Projekt

Hier profitiert der Kunden von der hohen Expertise der RZV-Projektteams, die weit über 600 SAP-Projekte erfolgreich umgesetzt haben. Das Projekt selbst verläuft in fest definierten Phasen (Konzeption, Detaillierung und Realisierung, Produktionsvorbereitung und Start). Bei der Komplexität der neuen Business-Suite rechnet man mit einer Projektdauer von ca. 6 Monaten, abhängig natürlich von der Größe und Beschaffenheit der Einrichtung.
Fazit: Die RZV GmbH ist für den Migrationswechsel von SAP ERP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA bestens aufgestellt. Mit der in der Praxis bewährten Vorgehensweise können die SAP-Kunden in dem Prozess effizient begleitet werden.