EINGANGSRECHNUNGSVERARBEITUNG


Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Krankenhäusern mit erheblichem Aufwand verbunden: Rechnungen gehen in den verschiedensten Formaten im Unternehmen ein, werden manuell erfasst, geprüft und durch die verantwortlichen Personen freigegeben. Wertvolle Zeit geht verloren,  da  Rechnungen  mehrere  Abteilungen  durchlaufen.  Skonti  können  nicht  mehr  in Anspruch genommen werden und sogar Mahnungen sind die Folge.

Daher liegt in der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung für die meisten Unternehmen ein  enormes  Wertschöpfungspotenzial:  aufwändige  manuelle  Tätigkeiten  werden  ebenso überflüssig  wie  das  zeitraubende  Weiterleiten  von  Papier  zwischen  den  verschiedenen Abteilungen.

Der Rechnungsleser FCI formcraft invoice

FCI  formcraft  invoice  erschließt  dieses  Potenzial.  Ihre  komplette  Rechnungsbearbeitung wird dadurch einfacher und schneller: Rechnungen lesen, Lieferanten erkennen, Bestellbezug herstellen - automatisch, von der Erfassung bis zur Zahlung. Im  Wesentlichen  sind  alle  Rechnungen  gleich  aufgebaut,  aber  das  Aussehen  variiert von  Lieferant  zu  Lieferant.  Die Software  FCI  formcraft  invoice  orientiert  sich  am Aufbau und kann deshalb Rechnungen und Gutschriften direkt ab Installation lesen – ohne Einrichten, ohne Konfigurieren, ohne Programmieren.

Wie  ein  Mensch  sucht  FCI  formcraft  invoice  nach  Informationen.  Auf  dem  Beleg werden  typische  Merkmale  wie  Name,  Adresse,  Telefon,  Fax,  Bankverbindungen  oder Steuernummer  gesucht.  Die  Informationen  werden  mit  den  Lieferanten-Stammdaten im  ERP-System  verglichen.  Dieser  Datenabgleich  erfolgt  im  sogenannten  „Fuzzyserver“ und  ist  fehlertolerant.  Dies  führt  auch  dann  zu  einem  Ergebnis,  wenn  keine  vollständige Übereinstimmung  gefunden  wird  wie  zum  Beispiel  bei  unvollständigen  Leseergebnissen, anderen Schreibweisen oder veralteten Informationen im Lieferantenstamm.

Im Gesundheitswesen zu Hause

Der Rechnungsleser ist auf die Besonderheiten von Rechnungen im Gesundheitswesen trainiert. Insbesondere bei positionsstarken Konsil-Rechnungen dreht er mächtig auf und zeigt sein ganz Können. Ohne elektronische Unterstützung muss die Finanzbuchhaltung die einzelnen Positionen von Hand nach Privat- oder Kassenpatient unterscheiden, und diese den verursachenden Kostenstellen im Krankenhaus zuordnen und verbuchen. Eine Tätigkeit, die viel Zeit in Anspruch nimmt. FCI formcraft invoice findet und erkennt die Positionsdaten von selbst und liest zusätzlich Preise und Mengen aus. Nach der automatischen Übergabe an ein ERP-System werden diese Positionen im Rechnungsworkflow den einzelnen Fallnummern selbständig zugeordnet. Interne Belegzuordnungen, Positionsabgleiche und gegebenenfalls eine Anreicherung von Daten erfolgen mit dem Ziel der direkten Verbuchung des Rechnungsbeleges im ERP-System. Die Verarbeitungsdauer von Eingangsrechnungen reduziert sich somit signifikant. 


Mehrwerte

  • Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
  • Steigerung des Durchsatzes
  • Nutzung von Skonti
  • Entlastung von zeitrauben Routinearbeiten
  • Gleichbleibend hohe Qualität der Rechnungsbearbeitung und -prüfung
  • Vermeidung von aufwändigen Datenerfassungstätigkeiten
  • Hohe Erkennungsrate
  • Spezialisiert auf Rechnungen im Gesundheitswesen
  • Transparenz der Arbeitsschritte
  • Modernes Genehmigungsverfahren
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    Rechnungsleser FCI formcraft invoice

REFERENZBERICHTE

Seit  mittlerweile  vier  Jahren  werden  die  Eingangsrechnungen bei der Katholischen St. Lukas Gesellschaft digital verarbeitet. Mehr als 120.000 Rechnungen sind seither mit der automatisierten Lösung der RZV GmbH zentral erfasst und verbucht worden. Hinter dem Lösungspaket aus Volmarstein steckt der intelligente Rechnungsleser FCI formcraft invoice, eine leistungsstarke Software, die speziell auf Besonderheiten des Gesundheitswesen wie Konsilrechnungen trainiert ist.    

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    Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

 

Was  kostet  ein  Patient  ein  Krankenhaus  pro  Tag?  Eine  nur  auf  den  ersten  Blick einfache Frage. Denn um alle Leistungen, die der Patient während seines Krankenhausaufenthaltes in Anspruch nimmt, diesem auch genau zuzuordnen, müssen unter anderem  die  Rechnungen  von  Krankenhausdienstleistern  mühsam  ausgewertet werden. Gerade die Analyse von Konsil-Rechnungen kann Stunden dauern. Effiziente Unterstützung brachte die RZV GmbH mit dem Rechnungsleser FCI formcraft invoice, der seit 2011 das automatische Auslesen von Informationen aus Kreditorenrechnungen übernimmt.  


Beratung

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