Unternehmensmeldung

 

 

Krankenhaus Bethel Berlin und der MDK Berlin-Brandenburg haben einen digitalen Weg gefunden!

Das Berliner Krankenhaus setzt seit gut einem Jahr beim MDK-Management auf die eHealth-Lösung des RZV und profitiert seitdem von einem höchst effizienten Workflow.

Jeden Morgen öffnet der erste Klick des Tages das Web-Portal der eHealth-Plattform. Für den Medizincontroller Dr. Gottfried Hermeyer ist das praktisch ein Ritual. „Mein erster Blick geht in das MDK-Portal, wo ich mir die Fallübersicht der Prüffälle aufrufe und diese nach Fälligkeit sortiere. So habe ich gleich einen Überblick, welche Prüffälle des MDK als nächstes aus den Fristen laufen“, erklärt Dr. Hermeyer seinen Start in den Arbeitstag. Die Informationen über Fristen und Fälligkeiten liefert ihm dabei die Applikation „EFA für MDK“, die das MDK-Management auf der RZV eHealth-Plattform steuert. Rund 17% beträgt die Prüfquote des MDK am Berliner Krankenhaus, damit liegt das Haus im Schnitt der MDK-Prüfquote in deutschen Akutkliniken. „Bei der Menge an Prüfanzeigen ist eine Software, die Ordnung, Struktur und Transparenz in das System bringt, ein wahrer Segen“, freut sich Dr. Hermeyer über das neue MDK-Tool. Das Krankenhaus Bethel Berlin war eines der ersten Kunden des RZV, die mit der eHealth-Plattform ihre MDK-Prüffälle organisieren, steuern und an den MDK versenden.

Neue Prüfverfahrensvereinbarung fordert Dokumentenaustausch in elektronischer Form

„Als die neue Prüfverfahrensvereinbarung (PrüfvV) 2015 in Kraft trat, war uns klar, dass wir was tun müssen“, berichtet Dr. Corinna Garbotz, ebenfalls vom Medizincontrolling, über die Anfänge des Projektes. Dort heißt es im § 7 Abs. 3: „Das Krankenhaus soll mit dem MDK den Versand der Unterlagen in geeigneter elektronischer Form organisieren und vereinbaren.“ Das MDK-Management im Krankenhaus Bethel Berlin war zu diesem Zeitpunkt zum größten Teil analog, das heißt, die Prüfanzeige des MDK kam über Fax, die angeforderten Unterlagen wurden gedruckt oder kopiert und schließlich mit einem eigenen Fahrdienst zum MDK Berlin-Brandenburg transportiert. „Von der elektronischen Datenübermittlung, wie es der Gesetzgeber in der neuen PrüfvV forderte, waren wir meilenweit entfernt“, erinnert sich Corinna Garbotz an die damalige Vorgehensweise. Das Medizincontrolling hielt daraufhin Ausschau nach einem geeigneten elektronischen Verfahren für den Dokumentenaustausch mit dem MDK und wurde schlussendlich fündig am RZV-Stand auf der Fachmesse conhIT im April 2016.

Geringer Projektaufwand für das Krankenhaus

Danach ging alles recht schnell. Bereits im August 2016 nahm das RZV Kontakt zum MDK Berlin-Brandenburg auf und hat gemeinsam mit diesem die erforderlichen Modalitäten für das Verfahren abgestimmt. Hier ging es um den verschlüsselten Übertragungsweg und die Konfektionierung der E-Mails, inklusive Vorgabe zur Datengröße angehängter Dokumente. Es folgte das Customizing im Krankenhaus. „Das ging überraschend einfach und schnell“, erzählt Corinna Garbotz, „letztendlich reduzierte sich unser Arbeitsaufwand in der Festlegung der benötigten Dokumententypen und einem einheitlichen Wording.“ Dieser Schritt sollte aber auf keinen Fall unterschätzt werden. Ca. 350 verschiedene Dokumententypen wie Arztbriefe, OP-Berichte, Pflegeberichte etc., tummeln sich in deutschen Kliniken, eine schier unglaubliche Menge an Schriftstücken, Berichten, Formularen und Briefen. Um den Aufwand bei der Auswahl der Dokumententypen dennoch so gering wie möglich zu halten, hatte das RZV für das Krankenhaus Bethel Berlin eine Liste mit allen bekannten Dokumententypen vorbereitet. Das Projektteam musste anhand der Liste nur noch die in ihrer Klinik genutzten Dokumententypen ankreuzen und die intern gebräuchliche Bezeichnung der Dokumente ergänzen. Im Winter 2016 wurde dann das Medizincontrolling auf das neue System geschult und seit Anfang 2017 arbeitet man in der Klinik mit der neuen RZV eHealth-Plattform. Für das Medizincontrolling hat sich der MDK-Workflow seitdem deutlich verbessert. Durch den hohen Digitalisierungsgrad konnten die Prozesse gestrafft und die Dokumentationsqualität wesentlich gesteigert werden.


Der Ablauf ist so: Die Prüfanzeigen des MDK werden direkt im Portal angezeigt, worauf im SAP-System (MDK-Arbeitsplatz) der Fall angelegt und automatisch in das Portal übernommen wird. Die angeforderten Dokumente, die bereits in elektronischer Form im Klinikinformationssystem vorliegen, werden vom Medizincontrolling direkt in den angelegten Prüffall übernommen. Die Dokumente, die noch von den Fachsekretariaten digitalisiert werden müssen, sind im Portal gekennzeichnet. Über ein im Portal integriertes Mailverfahren werden die Sekretariate informiert, zudem leitet eine Verlinkung in der Mail die Fachbereiche direkt in den Prüffall. Nach der Digitalisierung der Schriftstücke in ein PDF-Format, werden diese ebenfalls im Portal in dem entsprechenden Fall gespeichert. Eine Fortschrittsanzeige informiert das Medizincontrolling jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Sind alle erforderlichen Dokumente hinterlegt, kann der Fall abgeschlossen und an den MDK verschickt werden. Dies wird aus dem Portal gesteuert. Die E-Mail wird vom System verschlüsselt und automatisch portioniert, sollte die Datenmenge die vereinbarte Maximalgröße von 35MB für eine E-Mail übersteigen. Damit aufgesplittete E-Mails beim MDK später richtig zugeordnet werden können, erhalten diese Teilnachrichten eine eindeutig zu identifizierende Kennung. Im Portal ist der Versand der E-Mails inklusive der Inhalte elektronisch auf die Sekunde dokumentiert. Ebenso werden die Empfangsbestätigungen des MDK im Portal gespeichert und archiviert.

Digitaler Zeitstempel liefert Nachweis über den Dokumentenversand

Für Dr. Hermeyer ein wesentlicher Mehrwert der Lösung: „Wir hatten letztens eine Nachricht vom Kostenträger über einen Prüffall erhalten. Dort stand sinngemäß, dass für diesen Fall eine fünfstellige Summe in Höhe des Streitwertes zurückgefordert werde, da der MDK keine Unterlagen erhalten habe. Ein Blick in das Portal und wir konnten anhand des digitalen Zeitstempels hieb- und stichfest nachweisen, dass die Unterlagen fristgerecht an den MDK verschickt worden waren. Das war in der Tat ein gutes Gefühl.“  Aber nicht nur die zeitliche Komponente ist mit dem Portal offenkundig, auch die Inhalte der verschickten Dokumente sind mit der neuen RZV-Lösung transparent aufgeführt. Alle Versand-E-Mails inklusive der PDFs werden im Portal gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. „Zusammenfassend kann man sagen, dass das MDK-Management im Krankenhaus Bethel Berlin sich mit Kauf der eHealth-Plattform und dem MDK-Portal zu einem höchst transparenten Prozess entwickelt hat, der auch juristisch verwertbar ist“, lobt Dr. Hermeyer das neue System. 


Frau Dr. Garbotz sieht zudem in dem strukturierten Workflow des MDK-Portals eine Menge Potential: „Früher hatten die Sekretariate die Unterlagen zum Fall eigenständig zusammengestellt und abschließend mit dem Fahrdienst an den MDK verschickt. Da fehlte dem Medizincontrolling der finale Blick auf den Fall. Das ist heute wirklich mit dem Web-Portal deutlich besser gelöst. Wenn alle Dokumente zu einem Fall in das Portal gestellt worden sind, haben wir die Möglichkeit, abschließend den Fall und die Dokumente zu prüfen, bevor wir diese per E-Mail an den MDK verschicken. Die Fehlerquote an falschen oder unzureichenden Dokumenten bewegt sich seitdem auf einem erfreulich niedrigen Niveau“, erklärt Corinna Garbotz. Ihr Kollege Gottfried Hermeyer kann ihr nur zustimmen: „Das System hat einen hohen Validitätsgrad. Ich habe seit dem Produktivstart in 2017 noch nicht erlebt, dass bei einer Fallprüfung etwas wegen der Qualität und auch an der Zusammensetzung der Unterlagen gescheitert wäre.“  Diese Einschätzung wird auch vom MDK Berlin-Brandenburg bestätigt, der sich seit Inbetriebnahme der Kommunikation des Krankenhaus Bethel Berlin über die RZV „EFA zu MDK“ Plattform über eine reibungslose Übernahme der zugesandten Dokumente freut.


Auch im Berliner Krankenhaus zeigt man sich rundum zufrieden mit der eHealth-Plattform aus Volmarstein. Die Qualität der Bearbeitung der MDK-Streitfälle hat deutlich zugelegt, Prozesse wurden gestrafft und ein moderner Kommunikationsweg zum MDK Berlin-Brandenburg gefunden. Auf der anderen Seite steht ein überschaubarer Aufwand, der das Customizing der Dokumentenliste vorsieht und die Schulung auf das Web-Portal beinhaltet. Investiert wurde zudem noch in zwei neue Scanner für die Sekretariate der Fachabteilungen. Dafür entfallen Kosten für Drucker, Toner und Papier. Für das Medizincontrolling im Krankenhaus Bethel Berlin war die Entscheidung für das MDK-Management mit der eHealth-Plattform goldrichtig. „Wir erfüllen mit der RZV-Lösung die von der Gesetzgebung geforderte elektronische Übertragung mit dem MDK und profitieren von einem modernen Workflow mit einem Frontend, das sich sehen lassen kann“, resümieren die beiden Medizincontroller das neue System.

22.02.2018

    PDF anzeigen Download Fallstudie
    EFA für MDK beim Krankenhaus Bethel Berlin

RZV Kontakt

Service-Center +49 2335 638-333
servicecenter@rzv.de

RZV Rechenzentrum Volmarstein GmbH
Grundschötteler Straße 21
58300 Wetter (Ruhr)
+49 2335 638-0
info(at)rzv.de